초안까지 만들고, 보내는 판단은 사람이 합니다.

사무실에서 가장 자주 반복되는 네 가지 형태를 먼저 다룹니다.

• 회신 초안

  지금은

  문의를 읽고, 비슷한 답장을 찾아 열고, 이번 건에 맞게 고쳐 씁니다.

  바뀌면

  문의 내용과 지난 응대 기록을 같이 읽은 초안이 이미 떠 있습니다. 직원은 맞는지 확인하고 손보기만 하면 됩니다.

• 사내 문서 검색

  지금은

  예전 견적서가 어느 폴더에 있었는지 기억해 내거나, 아는 직원에게 물어봅니다.

  바뀌면

  흩어진 견적서·매뉴얼·규정을 한 곳에 물어봅니다. 답과 함께 어느 문서에서 나온 내용인지도 같이 나옵니다.

• 요약 · 정리

  지금은

  한 시간짜리 상담 기록을 다시 읽으며 요점을 뽑아 수기로 재입력합니다.

  바뀌면

  정해 둔 형식으로 줄여 놓습니다. 회의록이든 상담 기록이든 매번 같은 자리에 같은 항목이 채워집니다.

• 반복 문서 작성

  지금은

  지난번 파일을 복사해 이름과 날짜를 찾아 바꾸다가 한두 군데를 놓칩니다.

  바뀌면

  같은 양식을 매번 새로 쓰는 일이 빈칸을 채우는 일로 바뀝니다. 놓치는 항목은 비어 있는 채로 표시됩니다.

네 가지를 전부 만들 필요는 없습니다. 상담에서 직원들이 하루에 몇 번 같은 문서를 여는지부터 세어 보고, 가장 자주 반복되는 하나부터 구축합니다. 쓰지 않는 기능을 만들어 두면 그건 비용이지 자산이 아닙니다.