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업무 자동화

반복되는 분류, 기록, 전달을 연결합니다.

업무 자동화

자동화 후보와 분류 규칙

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매번 같은 모양으로 반복되고, 판단이 들어가지 않는 일부터 고릅니다.

자동화를 구축해도 일이 없어지지는 않습니다. 사람이 수기로 다시 입력하던 자리를 줄이는 일입니다. 그래서 무엇을 만들지보다, 지금 누가 무엇을 다시 적고 있는지부터 찾습니다.

반복
문의가 들어올 때마다 같은 일이 다시 일어납니다. 한 번뿐인 일은 규칙으로 만들 이유가 없습니다.
같은 모양
들어오는 내용의 형식이 정해져 있어, 무엇을 보고 무엇을 할지 글로 적을 수 있습니다.
재입력
이미 어딘가에 적힌 내용을 사람이 다른 곳에 옮겨 적고 있습니다. 옮겨 적는 자리가 가장 먼저입니다.
판단 없음
내용만 보면 다음에 할 일이 정해집니다. 매번 달라진다면 사람 확인 기준으로 넘깁니다.

실제로 규칙으로 옮긴 단계입니다

VERT 피부과 8단계, 법무법인 정율 6단계 흐름을 실제로 짜서 돌려 봤습니다. 두 흐름에서 사람 손이 빠진 단계만 모으면 아래 여섯입니다. 업종이 달라도 같은 모양으로 되풀이됩니다.

정리
폼 내용을 정리하고 빠진 항목이 있는지 확인합니다.
중복 확인
같은 접수번호가 이미 있는지 조회합니다.
기록
시트에 행 하나로 쌓습니다.
알림
담당자에게 메일을 보냅니다.
안내
상태가 바뀔 때마다 고객에게 안내가 나갑니다.
서류 판별
업무 종류를 보고 필요한 서류를 목록에서 찾습니다.

여기 없는 일은 대부분 판단이 섞인 일입니다. 무엇을 남겨 두는지는 사람 확인 기준에 적어 두었습니다.

들어온 내용을 무엇을 기준으로 나눌지 먼저 정합니다.

분류 기준을 따로 만들지 않습니다. 문의 폼의 항목이 곧 기준입니다. 문의 유형 · 지역 · 희망 시기처럼 폼에서 받은 값 하나가 뒤에서 누구에게 갈지, 무엇이 나갈지를 가릅니다.

문의 한 건이 지역을 기준으로 담당자에게 나뉘어 가는 흐름입니다. 설명을 위해 재구성한 화면이며, 실제 화면과 다를 수 있습니다.

규칙은 실제로 이런 판단을 대신합니다.

구축한 두 흐름에서 규칙이 맡고 있는 판단은 셋입니다. 단계 이름과 설명을 구축한 그대로 옮겼습니다.

접수
폼 내용을 정리하고 빠진 항목이 있는지 먼저 봅니다
중복 확인
같은 접수번호가 있는지 조회하고, 있으면 거기서 멈춥니다
서류 판별
확정된 상담의 업무 종류를 보고 어떤 서류가 필요한지 서류 목록에서 찾습니다

기준은 폼에서 시작합니다

뒤쪽에서 나눌 수 없는 값은 앞쪽 폼에도 없습니다. 그래서 자동화를 붙일 계획이 있으면 폼 항목부터 그 기준에 맞춰 잡습니다. 문의 설계와 같은 항목을 봅니다.

굳히지 않는 것
매번 기준이 달라지는 예외는 규칙으로 굳히지 않고 사람이 보게 둡니다.

이 구성의 금액과 포함 범위는 가격 문서에서 확인하실 수 있습니다. 지금 반복되는 일을 적어 주시면 상담 신청에서 바로 이어집니다.